Quản lý đơn đặt hàng HIỆU QUẢ GẤP 2 LẦN cho cửa hàng bán lẻ

399

Khách hàng sẽ rất bực bội nếu cửa hàng bạn giao hàng chậm, không đúng hẹn, không đúng sản phẩm đặt mua. Quản lý đơn đặt hàng vẫn luôn là vấn đề khiến các chủ cửa hàng đau đầu nhất, đặc biệt khi phải quản lý hàng chục, hàng trăm đơn hàng mỗi ngày. Bài viết dưới đây phân tích 5 khó khăn các chủ cửa hàng đang gặp phải và đưa ra quy trình quản lý hiệu quả, không bỏ sót đơn, không chồng chéo sản phẩm. Hãy cùng tham khảo ngay!

quan-ly-don-dat-hang-hieu-qua-gap-2-lan-cho-cua-hang-ban-le-1

5 khó khăn cần giải quyết khi quản lý đơn đặt hàng

1. Không theo dõi được chi tiết trình trạng đơn hàng:

Tình trạng đơn hàng gồm đơn chưa giao, đơn đang giao đi, đơn đã hoàn thành hay đơn đã hủy. Chủ cửa hàng cần theo dõi sát sao tình trạng đơn hàng để đảm bảo khách hàng nhận được đúng sản phẩm, đúng hẹn. Quản lý tình tình trạng đơn hàng còn giúp người kinh doanh đánh giá được hiệu quả dịch vụ của đối tác giao hàng cũng như tăng hiệu quả giao nhận hàng của cửa hàng mình. Mục tiêu là khiến cho khách hàng hài lòng, giảm nguy cơ hủy đơn hàng hay phản hồi tiêu cực từ phía khách hàng.

Việc quản lý tình trạng đơn hàng dễ xảy ra sai sót. Ví dụ, thông tin đơn hàng lộn xộn không được sắp xếp, lưu trữ một cách chuyên nghiệp thì người quản lý rất khó để tổng kết các đơn hàng cuối ngày. Có những đơn hàng giao đi ngay, 1 tháng sau mới giao đi, đơn hàng nội thành, đơn hàng đi tỉnh, không kiểm soát tốt rất dễ bị quên, bỏ sót,…

2. Quản lý công nợ với đối tác giao hàng

Chủ cửa hàng khó có thể quản lý công nợ chặt chẽ khi hàng giao đi đối tác thu hộ. Có đơn thanh toán trước một phần, có đơn hủy, với số lượng đơn hàng lớn, làm việc với nhiều đối tác giao hàng khác nhau thì rất khó để nắm bắt chính xác công nợ, trên thực tế thất thoát có thể xảy ra do nhầm lẫn hoặc quên.

quan-ly-don-dat-hang-hieu-qua-gap-2-lan-cho-cua-hang-ban-le-2

3. Quản lý thông tin đơn hàng

Nội dung đơn đặt hàng cần đầy đủ các thông tin như: tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm đặt mua (màu sắc, kích thước,…), số lượng, thời gian giao hàng, số tiền cần thanh toán, hình thức giao hàng,… Các thông tin này cần chính xác, đầy đủ, cần được phân loại để kiểm soát. Thông tin đơn hàng bị sai sót, nhầm lẫn thì khó có thể giao hàng đúng thời gian, đúng địa chỉ, đúng khách hàng.

4. Quản lý doanh thu

Có nhiều tình huống dở khóc dở cười khi giao hàng cho khách. Nếu không cẩn thận để tình trạng hủy đơn xảy ra thường xuyên thì chủ cửa hàng sẽ mất một khoản chi phí cho cả hàng giao, hàng hoàn là không hề nhỏ. Chưa kể, hàng hoàn về có thể không còn nguyên vẹn, hoặc không bán lại được do đã quá thời điểm kinh doanh, doanh thu vừa sụt giảm vừa chồng chéo số liệu rất khó tính toán chính xác.

5. Chăm sóc khách hàng sau bán

Dựa trên thông tin đặt hàng có thể thống kê số liệu, phân tích về thói quen, hành vi, sở thích, nhu cầu, tần suất mua hàng, khả năng tài chính của khách hàng, từ đó đưa ra các chương trình chăm sóc phù hợp, biến họ trở thành khách hàng trung thành. Tuy nhiên, khi quản lý đơn hàng thủ công, việc ghi chép số liệu bằng sổ sách hoặc lưu trữ bằng Excel rất khó để thống kê và phân tích nhiều dữ liệu cùng lúc.

Hãy sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý đơn đặt hàng một cách tối ưu nhất. Hệ thống cho phép cập nhật thông tin đơn hàng đầy đủ, nhanh chóng, sắp xếp chi tiết, dễ hiểu. Có thể lọc đơn hàng theo tình trạng: chưa giao, đã giao hay đã hoàn thành; lọc theo ngày, theo giờ đặt hàng giúp người quản lý dễ dàng đối soát, giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả gấp 2 lần cho việc quản lý. Thêm vào đó, phần mềm cho phép quản lý thông tin đối tác giao hàng và công nợ chính xác, dễ theo dõi, hạn chế thất thoát xảy ra, hạn chế tối đa tình trạng hoàn trả hàng, hủy đơn.

quan-ly-don-dat-hang-hieu-qua-gap-2-lan-cho-cua-hang-ban-le-3

Quy trình quản lý đơn đặt hàng hiệu quả

Bước 1:  Kiểm tra tình trạng hàng còn hay hết khi xác nhận đơn hàng

Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách mua hàng, nhân viên cần thực hiện thao tác kiểm tra xem sản phẩm đó còn hay hết, số lượng còn là bao nhiêu, có đúng theo kích cỡ, màu sắc, tính năng, chương trình khuyến mại… mà khách hàng yêu cầu trước khi xác nhận thông tin với người mua hàng.

Bước 2: Xác nhận thông tin từ phía khách hàng

Sau khi kiểm tra tình trạng hàng hóa, nếu còn hàng nhân viên bán hàng xác nhận lại đầy đủ thông tin với người mua như tên, số điện thoại, địa chỉ thời gian giao nhận, sản phẩm đặt mua, số lượng, số tiền cần thanh toán,… Lưu ý nên nhắc lại 2 lần mỗi thông tin với khách hàng để chắc chắn thông tin thu nhận được là chính xác.

Bước 3: Lên lịch trình giao hàng với đối tác giao hàng

Làm việc với đối tác giao hàng là khâu quan trọng nhất khi quản lý đơn đặt hàng. Người kinh doanh cần nắm rõ các thông tin như thời gian đối tác nhận hàng là khi nào, thời gian giao đi là bao lâu, dịch vụ giao nhanh hay giao thường, và phí giao hàng,…

Bước 4:  Xác nhận thông tin từ phía khách hàng khi bán hàng thành công

Những rủi ro có thể xảy ra như khách đã thanh toán nhưng chưa nhận được hàng, hàng hóa bị tráo đổi, giao không đúng hẹn khiến khách bực mình không mua hàng nữa,… Tất cả những rủi ro đó đều ảnh hưởng đến doanh thu cửa hàng bạn.

Sau khi đối tác giao hàng báo đơn hàng đã được hoàn thành, nhân viên bán hàng cần gọi điện xác nhận lại thông tin với khách hàng, hỏi han phản hồi về sản phẩm để đảm bảo rằng đối tác giao hàng không sai sót khi vận chuyển. Đây cũng chính là cách chăm sóc sau bán hiệu quả, gia tăng tỉ lệ quay lại mua hàng và biến người mua trở thành khách hàng thân thiết.

Chúc các bạn thành công!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here